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Las decisiones tomadas acerca de la implementación de soluciones informáticas para gestión documental deben estar acompañadas por políticas, procedimientos e instrucciones de trabajo para que el personal adopte buenas prácticas y así se potencialicen las funcionalidades ofrecidas por el sistema. La definición de procesos y procedimientos deben ser traducidos en actividades y hábitos para que se liberen procesos de mejoramiento continuo